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Doppelte Zeilenumbrüche in Outlook Signaturen formatieren

Dienstag, 23. März 2010

Die E-Mail Signatur im  ist Heuzutage ein Muss, wenn es um geschäftliche E-Mails geht. Seit der MS Office Version 2003, können unterschiedliche Signaturen genutzt werden für jedes einzelne E-Mail Konto. Jedoch gibt es dort oftmals Probleme mit der Formatierung von Signaturen, wenn es sich um Plain-Text E-Mails handelt. Es immer noch viele E-Mail Clients, die nur Plain Text E-Mails versenden, weil diese gegen Spam-Checker besser abschneiden – HTML E-Mails könnten Viren enthalten und sonstiges.

Problematik

Nach der Einstellung von der Signatur unter Extras->Optionen->E-Mail Format, hat man die Signatur schön formatiert und alle Daten mit einfachen Zeilenumbrüchen untereinander gelistet. Zur Info, MS Word ist standardmäßig der Editor fürs E-Mail Schreiben und Formatieren von Signaturen. Man sieht auch, dass man eine .htm Datei mit dem Namen der Signatur bearbeitet. Wenn man aber eine E-Mail im Plain-Text Format verschicken möchte, so sieht die Signatur schlagartig anders aus – total verschoben und mit doppelten Zeilenumbrüchen. Das passiert auch, wenn Sie einer E-Mail antworten, die im Plain-Text geschrieben wurde- Outlook wechselt sofort auf Plain-Text. Auch wenn man die Signatur sich dann sofort zwecks Bearbeitung anschaut, sieht sie perfekt aus. Die Problematik hier ist wie sich die Signatur für E-Mail explizit einstellen lässt.

Lösung

Anstatt die Signatur über Outlook zu formatieren, hat man die Möglichkeit die Signaturen außerhalb von Outlook zu bearbeiten. Das, was man nicht auf Anhieb sieht ist, dass es fürdie verschiedenen E-Mail Formate (HTML, RTF, Plain-Text) separate Dateien gibt, die diese enthalten. Diese erzeugt Outlook beim Anlegen einer Signatur. Hier sind die Pfade:

Windows XP – C:\Dokumente undEinstellungen\%Username%\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
Vista, Windows 7 – C:\Benutzer\%Username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Dort hat man drei Dateien:

“SignaturName”.htm- diese Dateienthalt die Signatur für HTML E-Mails
“SignaturName”.rtf- diese Dateienthalt die Signaturfür RTF (Rich Text Format) E-Mails
“SignaturName”.txt- diese Dateienthalt die Signatur fürPlain-Text E-Mails

Sofort sieht man hier, dassdie .txt Datei überall doppelte Zeilenumbrüche enthält. Mit dem einfachen Editor lässt sich der Text formatieren und fertig! Es sind hier auch keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Lösung 2

Die doppelten Zeilenumbrüche bei der Plain-Text Signatur von Outlook entstehen auch dadurch, dass man nicht die einfachen Umbrüche bei der Bearbeitung der Signatur unter Outlook verwenden. Einfache Umbrüche macht man Umschalt+Eingabetaste anstatt von nur die Eingabetaste.